(Texte en vigueur depuis le 8 mai 2020, date de l’approbation ministérielle des statuts et règlements généraux adoptés le 29 mars 2020 par l’Assemblée générale et subséquemment modifiés le 27 mai 2022 par l’Assemblée générale)
STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX de L’ASSOCIATION INTERNATIONALE D’ÉTUDE DES LITTÉRATURES ET CULTURES DE L’ESPACE FRANCOPHONE (AIELCEF)
STATUTS
CHAPITRE I – STATUTS DE L’AIELCEF
Article 1 : Raison sociale
Cette association, fondée le 29 mars 2020 entre les adhérents aux présents statuts et règlements généraux, est connue sous le nom de « Association internationale d’étude des littératures et cultures de l’espace francophone (AIELCEF) – International Association for the Study of Francophone Literatures and Cultures (IASFLC) », ci-après appelée « l’Association ».
Article 2 : Objets
2.1. L’Association constitue, sur le plan national et international, un lieu de rencontre propre à la soumission et à la discussion de travaux sur les littératures et cultures de l’espace francophone.
2.2. L’Association vise à promouvoir la recherche et le rayonnement des littératures et des cultures de l’espace francophone.
2.3. L’Association vise à animer, coordonner et publier des études scientifiques et arbitrées à cet effet.
2.4. L’Association vise à rassembler et diffuser des documents et des informations relatifs à ces littératures et ces cultures.
2.5. L’Association vise à organiser des rencontres scientifiques et administratives périodiques (réunions, colloques, séminaires, ateliers, journées d’étude, etc.).
2.6. L’Association traite des questions d’ordre professionnel et administratif intéressant ses membres.
2.7. L’Association favorise au Canada, dans les pays de résidence de ses membres et dans le monde, le progrès des études relatives aux littératures et cultures de l’espace francophone.
2.8. L’Association collabore avec des organismes ayant des objectifs parallèles.
2.9. L’Association publie une revue dans des termes définis par le conseil d’administration.
2.10. L’Association encourage et favorise les valeurs éthiques scientifiques et académiques telles qu’elles sont définies par la Fédération canadienne des Sciences humaines et relatives, entre autres, à l’équité, le respect des appartenances et opinions, l’intégrité morale et scientifique des travaux et des pratiques académiques.
Article 3 : Siège social
L’Association a son siège social dans l’institution où travaille le Président / la Présidente.
Article 4 : Langue d’usage
L’Association reconnaît les langues nationales, officielles ou locales des pays de résidence ou d’appartenance de ses membres. Toutefois, le français est la langue administrative et procédurale de l’Association et ses membres sont invités à présenter leurs communications et travaux, sauf exception, dans cette langue.
Article 5 : Sceau
Le sceau, dont l’empreinte est présente dans les marges, est le sceau de l’Association.
Article 6 : Dissolution
Il est expressément convenu qu’en cas de dissolution de l’Association, tous les fonds et les biens qui restent après paiement des dettes seront attribués à des organismes dont le mandat de bienfaisance est le plus proche de celui de l’Association.
Article 7 : Pouvoirs
L’Association possède tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par ses lettres patentes et par l’Assemblée générale.
Article 8 : Statut
L’Association est une société sans but lucratif qui poursuit ses activités sans gains pécuniaires pour ses membres. Tout profit sera employé pour l’accomplissement des objectifs et des éléments contenus dans l’article 2.
Article 9 : Mentions inaltérables
Les articles 6, 7 et 8 des présents statuts sont inaltérables.
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
CHAPITRE II – COMPOSITION
Article 1 : Membres
1.1 L’Association se compose de cinq catégories de membres: membre fondateur, membre actif, membre associé, membre d’honneur et membre bienfaiteur.
a) Membre fondateur
Est membre fondateur de l’Association, tout membre du Groupe de recherche et d’études sur les littératures et cultures de l’espace francophone (GRELCEF), groupe dont les différents comités et l’Assemblée générale ont autorisé sa mutation en la présente Association.
b) Membre actif
Peut devenir membre actif de l’Association avec droit de vote, droit de parole et droit de présenter des motions et de se porter candidat aux élections, quiconque remplit les conditions suivantes :
b.i) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans le domaine des littératures et cultures de l’espace francophone;
b.ii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans une discipline connexe à l’étude des littératures et cultures de l’espace francophone;
b.iii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans tout autre domaine intéressé par les littératures et cultures de l’espace francophone;
b.iv) avoir ou avoir eu des fonctions académiques ou administratives affiliées au domaine des littératures et cultures de l’espace francophone;
b.v) avoir été agréé par le Bureau Exécutif qui statue, lors de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées;
b.vi) avoir acquitté la cotisation fixée par l’Association selon son statut et sa région d’origine.
c) Membre associé
Peut devenir membre associé de l’Association avec droit de parole mais sans droit de vote ni droit de présenter des motions ni de se porter candidat aux élections quiconque a acquitté la cotisation fixée par l’Association et désire promouvoir les objectifs de l’Association.
d) Membre d’honneur
Peut devenir membre d’honneur de l’Association, avec tous les droits et privilèges d’un membre actif, toute personne proposée au Vice-Président chargé de la Trésorerie de l’Association par deux membres actifs un mois au moins avant l’Assemblée générale annuelle et dont la proposition est retenue par les deux-tiers des membres présents à cette Assemblée. Les membres d’honneur ne sont pas astreints à la cotisation annuelle.
e) Membre bienfaiteur
Peut devenir membre bienfaiteur de l’Association, toute personne morale ou institutionnelle intéressée par les activités de l’Association et susceptible de contribuer à la réalisation de ses objectifs.
1.2. Quiconque désire devenir membre de l’Association doit déposer une demande d’adhésion écrite auprès du Vice-Président chargé de la Trésorerie.
1.3. Tout membre peut se retirer de l’Association en adressant au Vice-Président chargé de la Trésorerie un avis de démission qui prendra effet à la fin de l’exercice financier en cours.
1.4. Tout membre est révoqué sur résolution recevant l’approbation des trois quarts des voix exprimées à une Assemblée générale.
1.5. Le montant de la cotisation est fixé, périodiquement, par un vote majoritaire des membres présents lors de l’Assemblée générale annuelle de l’Association.
Article 2 : Structure générale et pouvoirs
2.1 L’Assemblée générale annuelle (AGA), composée de tous les membres, est l’instance suprême de l’Association.
À ce titre :
a) elle approuve les rapports annuels de l’Association, des différents comités et du Rédacteur en chef de la revue;
b) elle élit tous les deux ans le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la Trésorerie et le Directeur de la programmation des activités scientifiques;
c) elle élit tous les deux ans les représentants régionaux;
d) elle adopte, révoque ou amende les statuts et règlements généraux;
e) elle reçoit les rapports financiers et nomme un vérificateur;
f) elle statue sur les questions soulevées par le Conseil d’administration ou le Bureau Exécutif ; elle discute des intérêts de l’Association et décide de toute autre question relative à la vie de l’Association.
- Les affaires et les biens de l’Association sont gérés par le Conseil d’administration (CA)
a) le CA a le pouvoir de décision sur toutes les questions pratiques et de principes qui ont trait à la conduite des affaires de l’Association, sauf celles qui sont spécifiquement réservées à l’AGA.
b) le CA peut exercer tous les pouvoirs de l’Association sauf ceux que la Loi des corporations canadiennes ou que les présents statuts et règlements réservent à l’AGA.
c) Nonobstant les pouvoirs pléniers du CA en vertu de l’alinéa 2.2.b), le CA
c.i) comble, jusqu’à la date de l’AGA, une vacance au sein du Bureau de direction;
c.ii) établit le programme de l’AGA où il inscrit toute proposition écrite présentée par cinq membres actifs, trente jours au moins avant la date de l’AGA;
c.iii) est responsable devant l’AGA.
2.3 Le Bureau Exécutif (BE) est responsable de l’exécution des décisions de l’Assemblée générale.
a) le BE convoque l’AGA et les Assemblées générales extraordinaires;
b) le BE assume conjointement la responsabilité financière et juridique de l’Association;
c) le BE est responsable devant le CA et devant l’AGA;
d) chaque année, avant l’AGA, le BE détermine les postes à combler et établit une liste de candidats.
CHAPITRE III. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 3 : Composition
L’Assemblée générale annuelle (AGA), instance suprême de l’Association, est composée de tous les membres en vertu de l’article 1.
Article 4 : Dispositions légales
4.1. L’AGA constitue une des séances du congrès annuel de l’Association.
4.2. L’Assemblée générale se réunit au moins une fois par an, normalement au moment et à l’endroit où se tient le congrès annuel de la Fédération canadienne des sciences humaines.
4.3. Le quorum de l’Assemblée générale est de dix (10) membres.
4.4. Toute décision est acquise au vote majoritaire des membres présents, à l’exception de celle qui font l’objet d’une disposition particulière des présents statuts.
4.5. L’AGA est convoquée par écrit au moins trente (30) jours avant la date prévue pour sa réunion.
4.6. L’ordre du jour de l’AGA (incluant les questions dont cinq membres ont demandé par écrit l’inscription) ne peut être modifié qu’en ce qui touche l’ordre des débats, sauf par le consentement accordé à l’unanimité par les membres présents.
Article 5 : Élections
5.1. Le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la Trésorerie, le Directeur de la programmation des activités scientifiques et les représentants régionaux sont élus à la majorité absolue des membres actifs présents à l’AGA ou à une Assemblée générale extraordinaire.
5.2. Le Bureau Exécutif soumet à l’AGA la liste des candidats qui se sont manifestés.
5.3. Tout membre actif présent a aussi le droit de se présenter et de présenter d’autres candidatures.
5.4. Toute candidature ne peut être soumise au vote sans l’acception écrite (en cas d’absence) ou orale du/de la candidate.
Article 6 : Assemblée générale extraordinaire
6.1. Le CA peut convoquer une Assemblée générale extraordinaire (AGE) et une telle réunion doit être convoquée par le Vice-Président chargé de la Trésorerie sur demande écrite de vingt (20) membres actifs. La convocation sera accompagnée d’un préavis des questions à débattre et suffisamment d’informations pour faciliter la prise de décision.
6.2. Aucune AGE ne peut se tenir entre le premier juin et le premier octobre.
CHAPITRE IV – CONSEIL D’ADMINISRATION
Article 7 : Composition
7.1. Le Conseil d’administration (CA) est composé au moins de dix (10) et au plus de quinze (15) membres actifs nommés ou élus selon les dispositions suivantes :
a) ex officio : le Président, le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la Trésorerie, le Directeur de la programmation des activités scientifiques, le Rédacteur en chef de la Revue, le Président Sortant pour une période d’un an après la fin de son mandat, et le Représentant ou la Représentante aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation. À ces membres s’ajoutent
b) huit (8) membres du CA élus selon le principe de la représentation régionale par les membres de l’Association présents à l’AGA comme suit:
b.i) L’Amérique du Nord (Canada et États-Unis) – 3 membres du CA
b.ii) L’Afrique (Afrique du Nord, Afrique centrale et Afrique de l’Ouest) – 3 membres du CA
b.iii) L’Europe – 1 membre du CA
b.iv) Les Caraïbes et l’Océan Indien – 1 membre du CA
7.2. Le CA nomme également, lorsque nécessaire, des délégués ou des représentants de l’Association auprès d’associations ou d’organismes poursuivant les mêmes objectifs que l’AIELCEF. Ces délégués ou représentants ad hoc siègent aux réunions du CA et rendent compte à l’Assemblée Générale (AG).
Article 8 : Mandat
8.1. Le mandat de chaque membre du CA commence le premier juillet et dure deux (2) ans.
8.2. Le mandat d’un membre du CA prend fin en raison :
a) de sa démission écrite soumise au Président;
b) de maladie ou d’une autre cause qui l’empêche d’exercer ses fonctions pendant un semestre;
c) de sa révocation pour raison éthique ou non implication dans les travaux du CA.
8.3. Chaque membre du CA est rééligible comme candidat pour un deuxième mandat. En reconnaissance de services exceptionnels rendus par un membre du CA, l’AGA peut l’autoriser à servir plus de deux mandats.
Article 9 : Réunions régulières
9.1. Le CA se réunit au moins une fois par an.
9.2. Le CA se réunit sur convocation demandée par au moins quatre (4) de ses membres.
9.3. Huit (8) membres du CA constituent le quorum des réunions du CA.
9.4. Chacun des membres du CA a droit à un vote et les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées. Un vote par procuration n’est pas admis.
Article 10 : Vacance
10.1. Une vacance au sein du CA peut être comblée par les membres de l’AGA lors d’une réunion régulière s’il y a quorum (paragraphe 8.3).
Article 11 : Révocation des pouvoirs
11.1. Le mandat d’un membre du CA peut être révoqué lors d’une Assemblée générale suite à une résolution adoptée par au moins trois quarts (3/4) des voix exprimées.
Article 12 : Rémunération et indemnisation des membres du CA
12.1. Les membres du CA ne sont pas rémunérés mais peuvent être remboursés pour les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’Association, sur présentation des pièces justificatives.
12.2. Tout membre du CA ou employé de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs et administrateurs testamentaires et ayant droit, sera indemnisé et protégé contre toute perte personnelle à même les fonds de l’Association :
a) de tous frais et dépenses de toute nature pouvant découler d’une action ou poursuite judiciaire dirigée contre lui à la suite d’un acte, geste ou chose quelconque fait ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions;
b) de tous frais et dépenses qu’il pourrait subir ou supporter relativement aux affaires de l’Association, sauf les frais et les dépenses occasionnés par une négligence ou un manquement volontaire de sa part.
CHAPITRE V – BUREAU EXÉCUTIF
Article 13 : Composition
13.1. Le Bureau exécutif (BE) se compose du Président, du Vice-Président, du Vice-Président chargé de la Trésorerie, du Directeur de la programmation des activités scientifiques, du Rédacteur en chef de la Revue et du Représentant ou de la Représentante aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation.
Article 14 : Mandat
14.1. Le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la Trésorerie et le Directeur de la programmation des activités scientifiques sont élus pour deux ans par l’AGA.
14.2. Le Représentant ou la Représentante aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation est élu-e pour deux ans, renouvelables, par l’AGA.
Article 15 : Pouvoirs et devoirs du Président
15.1. Le Président est
- responsable de la direction générale de l’Association;
- est le représentant et le porte-parole officiel de l’Association;
- préside les séances plénières de l’Association;
- convoque et préside les réunions du CA, de l’AGA et du BE, et assure la liaison avec leurs membres;
- est habilité à recevoir les dons, legs et subventions au nom de l’Association;
- nomme les représentants de l’AIELCEF auprès d’autres organisations pour un mandat de deux (2) ans renouvelable au besoin;
- nomme le Rédacteur en chef de la Revue et fait élire un Comité de rédaction;
- délègue des tâches au Vice-Président
Article 16 : Pouvoirs et devoirs du Vice-Président
16.1. Le Vice-Président
- s’occupe du secrétariat du BE et de la correspondance avec les membres;
- supplée le Président en cas d’absence ou d’empêchement;
- rédige les Comptes rendus des différentes réunions (AGA, CA, BE, comités, etc.);
- prépare les demandes de subventions (CRSH, FRQSC, etc.) avec l’appui des autres membres du BE;
- assume la présidence de l’Association à la fin du mandat du Président ou de vacance à ce poste;
- exécute en conséquence toutes les tâches prévues par l’article 15.
Article 17 : Pouvoirs et devoirs du Vice-Président chargé de la Trésorerie
17.1. Le Vice-Président chargé de la Trésorerie
- perçoit les cotisations des membres et fait leur suivi;
- rappelle les échéanciers et les montants des cotisations à l’endroit des membres;
- fait tenir à chaque membre le bilan financier de l’exercice échu;
- prépare un rapport financier annuel qu’il présente à l’AGA;
- conserve les archives financières de l’Association;
Article 18 : Pouvoirs et devoirs du Directeur de la programmation des activités scientifiques
18.1. Le Directeur de la programmation des activités scientifiques
- constitue un comité de programmation annuelle des axes scientifiques;
- prépare le calendrier et l’organisation des activités prévues dans l’année;
- prépare les Appels à communication et les Appels à contribution;
- fixe l’échéancier des différents appels;
- organise les comités de sélection pour chaque activité prévue (colloque international, journée d’étude, atelier, congrès FCSH, etc.);
- reçoit les propositions de communication et de contribution;
- informe par courriel les participant.e.s dont les propositions ont été acceptées par les comités scientifiques et leur envoie les lettres d’approbation ou de refus;
- établit le programme scientifique en consultation avec les autres responsables du BE;
- présente un rapport d’activités au CA et à l’AGA.
Article 19 : Pouvoirs et devoirs du Rédacteur en chef de la Revue
19.1. Le Rédacteur en chef de la Revue
- est responsable de la gestion et du contenu de la Revue en concertation avec le Comité de rédaction;
- coordonne la préparation du numéro annuel de la Revue et sa diffusion numérique;
- assure la correspondance avec les contributeurs de chaque numéro;
- assure la mise à jour du site internet de la revue en collaboration avec le Président et les membres du BE;
- doit soumettre un rapport d’activités à l’AGA;
- gère la liste électronique et le site internet.
Article 20 : Pouvoirs et devoirs du Représentant ou de la Représentante aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation
20.1. Le Représentant ou la Représentante aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation
- a, au sein de l’Association, un rôle d’écoute et de médiation ou de conciliation des plaintes ou questions qui lui sont soumises;
- peut, dans l’exercice de ses fonctions, lorsque nécessaire, acheminer au Bureau Exécutif de l’Association les questions qui excèdent ses compétences;
- s’assurera, dans l’exercice de ses fonctions, du maintien de la confidentialité des cas ou dossiers qui lui sont soumis; son travail sera toutefois documenté et un rapport sera soumis au BE sur chacun des dossiers traités;
- représente l’AIELCEF auprès de la Fédération des Sciences humaines au Canada sur les questions d’équité, de diversité et d’inclusion, et rend compte au CA et à l’AGA.
Article 21: Révocation du mandat des membres du BE
21.1. L’Assemblée générale annuelle peut, par un vote des deux-tiers (2/3) des votes exprimés à une réunion dûment constituée, destituer le Président, le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la trésorerie, le Directeur de la programmation des activités scientifiques, le Rédacteur en chef de la Revue et le Représentant ou la Représentante aux questions d’équité de diversité et, d’inclusion et de décolonisation.
Article 22: Rémunération et remboursement
22.1. Les membres du BE ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’Association.
CHAPITRE VI – COMITÉS
Article 23: Comités
23.1. Le CA crée, selon les besoins, des commissions ou comités dont le Président est membre ex-officio.
23.2. Les membres des comités ne sont pas rémunérés à ce titre mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables occasionnées par leurs fonctions et sur présentation des pièces justificatives.
23.3. Dans tous les comités le quorum est constitué par la moitié des membres.
23.4. Les membres de tout comité ou commission peuvent être destitués par une simple résolution du CA.
CHAPITRE VII. AFFAIRES FINANCIÈRES
Article 24: Revenus
24.1. L’Association a pour revenus
- les cotisations annuelles payées par les membres;
- les subventions des États, des provinces, des Départements et de communes;
- les dons des personnes et institutions morales;
- les dons des membres bienfaiteurs.
Article 25: Exercice financier
25.1. L’exercice financier de l’Association commence le premier mai et se termine le 30 avril.
Article 26: États financiers
26.1. Un rapport financier annuel doit être présenté à l’AGA par le Vice-Président chargé de la Trésorerie.
26.2. Le compte de l’Association étant sous le contrôle du Bureau Exécutif (BE), il incombe au BE de soumettre le rapport financier à la vérification.
Article 27: Signatures autorisées
27.1. Le compte de l’Association étant sous le contrôle du BE, toute émission de chèque et tout retrait doivent être autorisés par le Président et le Vice-Président chargé de la Trésorerie ou le Vice-Président et le Vice-Président chargé de la Trésorerie. Une fois autorisés, les chèques sont préparés par le Vice-Président chargé de la Trésorerie et ils peuvent être signés soit par le Président, soit par le Vice-Président ou soit par le Vice-Président chargé de la Trésorerie.
27.2. Sauf dispositions contraires, les contrats, documents bancaires, demandes de chèques ou autres effets souscrits au nom de l’Association doivent porter la signature du Président et du Vice-Président chargé de la Trésorerie. Les contrats, documents bancaires, chèques ou autres effets portant ces signatures engagent l’Association, sans qu’il soit besoin d’une autre autorisation ou formalité.
27.3. Dans des cas exceptionnels, le CA peut, par résolution, accorder au Président, au Vice-Président, à un membre du CA ou à des employés de l’Association le pouvoir de signer des contrats, documents, demandes de chèques et autres effets.
CHAPITRE VIII. DISSOLUTION
Article 28: Référendum
28.1. L’Association ne peut être dissoute qu’à la suite d’un référendum indiquant que trois quarts (3/4) au moins des membres actifs et à jour de leurs cotisations sont en faveur de cette dissolution. Une proposition présentée par dix (10) membres actifs et à jour de leurs cotisations doit parvenir au Vice-Président chargé de la Trésorerie au moins trente (30) jours avant la date de l’AGA et doit recevoir l’approbation des deux tiers (2/3) de l’Assemblée. Le référendum sera alors organisé par le BE de l’Association entre le 1er février et le 30 avril de l’année en cours.
Article 29: Distribution des biens
29.1. Le présent article établit de façon inaltérable que les membres de l’Association n’ont aucune part à la propriété des biens de l’Association et qu’advenant la dissolution de l’Association, les fonds et biens qui resteront après épurement de ses dettes et de son passif seront distribués aux œuvres de charité dont les buts se rapprochent le plus de ceux de l’Association, selon une clé de répartition déterminée par les membres de l’Association au moment de sa dissolution.
CHAPITRE IX. MODIFICATIONS
Article 30: Modifications aux statuts et règlements généraux
30.1. Les présents statuts et règlements généraux de l’AIELCEF (aussi appelés « Charte ») ne peuvent être abrogés, augmentés ou amendés que par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une AGA ou d’une AGE. Les propositions portant modification des statuts et règlements généraux doivent être présentées par écrit, signés par cinq (5) membres actifs au minimum, et doivent parvenir au Vice-Président chargé de la Trésorerie trente (30) jours au moins avant l’AGA ou l’AGE. L’avis des modifications proposées doit être envoyé à tous les membres de l’Association quinze (15) jours avant la date de l’AGA ou l’AGE. Toute adoption, abrogation ou modification ne peut entrer en vigueur ni être appliquée qu’après avoir reçu la sanction de l’Autorité ministérielle compétente du Canada.