Charte de l’Association

 (Texte en vigueur depuis le 8 mai 2020, date de l’approbation ministérielle des statuts et règlements généraux adoptés le 29 mars 2020 par l’Assemblée générale)

STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX de L’ASSOCIATION
INTERNATIONALE D’ÉTUDE DES LITTÉRATURES ET
CULTURES DE L’ESPACE FRANCOPHONE (AIELCEF)

STATUTS

CHAPITRE I – STATUTS DE L’AIELCEF   

Article 1 : Raison sociale

Cette association, fondée le 29 mars 2020 entre les adhérent.e.s aux présents statuts et règlements généraux, est connue sous le nom de « Association internationale d’étude des littératures et cultures de l’espace francophone (AIELCEF) – International Association for the Study of Francophone Literatures and Cultures (IASFLC) », ci-après appelée « l’Association ». 

Article 2 : Objets

2.1. L’Association constitue, sur le plan national et international, un lieu de rencontre propre à la soumission et à la discussion de travaux sur les littératures et cultures de l’espace francophone.

2.2. L’Association vise à promouvoir la recherche et le rayonnement des littératures et des cultures de l’espace francophone.

2.3. L’Association vise à animer, coordonner et publier des études scientifiques et arbitrées à cet effet.

2.4. L’Association vise à rassembler et diffuser des documents et des informations relatifs à ces littératures et ces cultures. 

2.5. L’Association vise à organiser des rencontres scientifiques et administratives périodiques (réunions, colloques, séminaires, ateliers, journées d’étude, etc.).

2.6. L’Association traite des questions d’ordre professionnel et administratif intéressant ses membres.

2.7. L’Association favorise au Canada, dans les pays de résidence de ses membres et dans le monde, le progrès des études relatives aux littératures et cultures de l’espace francophone.

2.8. L’Association collabore avec des organismes ayant des objectifs parallèles.

2.9. L’Association publie une revue dans des termes définis par le conseil d’administration.

2.10. L’Association encourage et favorise les valeurs éthiques scientifiques et académiques telles qu’elles sont définies par la Fédération canadienne des Sciences humaines et relatives, entre autres, à l’équité, le respect des appartenances et opinions, l’intégrité morale et scientifique des travaux et des pratiques académiques. 

Article 3 : Siège social

L’Association a son siège social dans l’institution où travaille le Président / la Présidente. 

Article 4 : Langue d’usage

L’Association reconnaît les langues nationales, officielles ou locales des pays de résidence ou d’appartenance de ses membres. Toutefois, le français est la langue administrative et procédurale de l’Association et ses membres sont invité.e.s à présenter leurs communications et travaux, sauf exception, dans cette langue. 

Article 5 : Sceau

Le sceau, dont l’empreinte est présente dans les marges, est le sceau de l’Association.

Article 6 : Dissolution

Il est expressément convenu qu’en cas de dissolution de l’Association, tous les fonds et les biens qui restent après paiement des dettes seront attribués à des organismes dont le mandat de bienfaisance est le plus proche de celui de l’Association. 

Article 7 : Pouvoirs

L’Association possède tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par ses lettres patentes et par l’Assemblée générale.  

Article 8 : Statut 

L’Association est une société sans but lucratif qui poursuit ses activités sans gains pécuniaires pour ses membres. Tout profit sera employé pour l’accomplissement des objectifs et des éléments contenus dans l’article 2. 

Article 9 : Mentions inaltérables 

Les articles 6, 7 et 8 des présents statuts sont inaltérables. 

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

CHAPITRE II – COMPOSITION

Article 1 : Membres

1.1 L’Association se compose de cinq catégories de membres: membre fondateur, membre actif, membre associé, membre d’honneur et membre bienfaiteur.  

a) Membre fondateur Est membre fondateur de l’Association, tout membre du Groupe de recherche et d’études sur les littératures et cultures de l’espace francophone (GRELCEF), groupe dont les différents comités et l’Assemblée générale ont autorisé sa mutation en la présente Association. 

b) Membre actif Peut devenir membre actif de l’Association avec droit de vote, droit de parole et droit de présenter des motions et de se porter candidat aux élections, quiconque remplit les conditions suivantes :

b.i) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans le domaine des littératures et cultures de l’espace francophone; 

b.ii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans une discipline connexe à l’étude des littératures et cultures de l’espace francophone; 

b.iii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans tout autre domaine intéressé par les littératures et cultures de l’espace francophone; 

b.iv) avoir ou avoir eu des fonctions académiques ou administratives affiliées au domaine des littératures et cultures de l’espace francophone; 

 b.v) avoir été agréé.e par le Bureau Exécutif qui statue, lors de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées; 

b.vi) avoir acquitté la cotisation fixée par l’Association selon son statut et sa région d’origine. 

c) Membre associé Peut devenir membre associé de l’Association avec droit de parole mais sans droit de vote ni droit de présenter des motions ni de se porter candidat.e aux élections quiconque a acquitté la cotisation fixée par l’Association et désire promouvoir les objectifs de l’Association.

d) Membre d’honneur Peut devenir membre d’honneur de l’Association, avec tous les droits et privilèges d’un membre actif, toute personne proposée au Vice-Président chargé de la Trésorerie de l’Association par deux membres actifs un mois au moins avant l’Assemblée générale annuelle et dont la proposition est retenue par les deux-tiers des membres présents à cette Assemblée. Les membres d’honneur ne sont pas astreint.e.s à la cotisation annuelle.

e) Membre bienfaiteur Peut devenir membre bienfaiteur de l’Association, toute personne morale ou institutionnelle intéressée par les activités de l’Association et susceptible de contribuer à la réalisation de ses objectifs. 

1.2. Quiconque désire devenir membre de l’Association doit déposer une demande d’adhésion écrite auprès du Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie. 

1.3. Tout membre peut se retirer de l’Association en adressant au Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie un avis de démission qui prendra effet à la fin de l’exercice financier en cours. 

1.4. Tout membre est révoqué sur résolution recevant l’approbation des trois quarts des voix exprimées à une Assemblée générale. 

1.5. Le montant de la cotisation est fixé, périodiquement, par un vote majoritaire des membres présents lors de l’Assemblée générale annuelle de l’Association. 

Article 2 : Structure générale et pouvoirs

2.1 L’Assemblée générale annuelle (AGA), composée de tous les membres, est l’instance suprême de l’Association.  À ce titre : 

a) elle approuve les rapports annuels de l’Association, des différents comités et du ou de la Rédacteur.trice en chef de la revue; 

b) elle élit tous les deux ans le ou la Vice-Président.e, le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie et le ou la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques; 

c) elle élit tous les deux ans les représentant.e.s régionaux.les; 

d) elle adopte, révoque ou amende les statuts et règlements généraux; 

e) elle reçoit les rapports financiers et nomme un vérificateur; 

f) elle statue sur les questions soulevées par le Conseil d’administration ou le Bureau Exécutif ; elle discute des intérêts de l’Association et décide de toute autre question relative à la vie de l’Association.

2.2 Les affaires et les biens de l’Association sont gérés par le Conseil d’administration (CA)

a) le CA a le pouvoir de décision sur toutes les questions pratiques et de principes qui ont trait à la conduite des affaires de l’Association, sauf celles qui sont spécifiquement réservées à l’AGA.

b) le CA peut exercer tous les pouvoirs de l’Association sauf ceux que la Loi des corporations canadiennes ou que les présents statuts et règlements réservent à l’AGA.

c) Nonobstant les pouvoirs pléniers du CA en vertu de l’alinéa 2.2.b), le CA 

c.i) comble, jusqu’à la date de l’AGA, une vacance au sein du Bureau de direction; 

c.ii) établit le programme de l’AGA où il inscrit toute proposition écrite présentée par cinq membres actif.ve.s, trente jours au moins avant la date de l’AGA; 

c.iii) est responsable devant l’AGA.

2.3  Le Bureau Exécutif (BE) est responsable de l’exécution des décisions de l’Assemblée générale.a) le BE convoque l’AGA et les Assemblées générales extraordinaires; b) le BE assume conjointement la responsabilité financière et juridique de l’Association;c) le BE est responsable devant le CA et devant l’AGA; d) chaque année, avant l’AGA, le BE détermine les postes à combler et établit une liste de candidat.e.s. 

CHAPITRE III. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 3 : Composition

L’Assemblée générale annuelle (AGA), instance suprême de l’Association, est composée de tous les membres en vertu de l’article 1.   

Article 4 : Dispositions légales

4.1. L’AGA constitue une des séances du congrès annuel de l’Association.

4.2. L’Assemblée générale se réunit au moins une fois par an, normalement au moment et à l’endroit où se tient le congrès annuel de la Fédération canadienne des sciences humaines. 

4.3. Le quorum de l’Assemblée générale est de dix (10) membres.

4.4. Toute décision est acquise au vote majoritaire des membres présents, à l’exception de celle qui font l’objet d’une disposition particulière des présents statuts.

4.5. L’AGA est convoquée par écrit au moins trente (30) jours avant la date prévue pour sa réunion.

4.6. L’ordre du jour de l’AGA (incluant les questions dont cinq membres ont demandé par écrit l’inscription) ne peut être modifié qu’en ce qui touche l’ordre des débats, sauf par le consentement accordé à l’unanimité par les membres présents. 

Article 5 : Élections 

5.1. Le Vice-Président, le Vice-Président chargé de la Trésorerie, le Directeur de la programmation des activités scientifiques et les représentants régionaux sont élus à la majorité absolue des membres actifs présents à l’AGA ou à une Assemblée générale extraordinaire. 

5.2. Le Bureau Exécutif soumet à l’AGA la liste des candidat.e.s qui se sont manifesté.e.s.

5.3. Tout membre actif présent a aussi le droit de se présenter et de présenter d’autres candidatures.

5.4. Toute candidature ne peut être soumise au vote sans l’acception écrite (en cas d’absence) ou orale du/de la candidat.e. 

Article 6 : Assemblée générale extraordinaire

6.1. Le CA peut convoquer une Assemblée générale extraordinaire (AGE) et une telle réunion doit être convoquée par le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie sur demande écrite de vingt (20) membres actifs. La convocation sera accompagnée d’un préavis des questions à débattre et suffisamment d’informations pour faciliter la prise de décision. 

6.2. Aucune AGE ne peut se tenir entre le premier juin et le premier octobre.  

CHAPITRE IV – CONSEIL D’ADMINISRATION 

Article 7 : Composition 

7.1. Le Conseil d’administration (CA) est composé au moins de dix (10) et au plus de quinze (15) membres actifs nommés ou élus selon les dispositions suivantes :  

a) ex officio : le Président, le ou la Vice-Président.e, le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie, le ou la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques, le ou la Rédacteur.trice en chef de la Revue, et le ou la Président.e Sortant.e pour une période d’un an après la fin de son mandat. À ces membres s’ajoutent 

b) huit (8) membres du CA élus selon le principe de la représentation régionale par les membres de l’Association présents à l’AGA comme suit:

b.i) L’Amérique du Nord (Canada et États-Unis) – 3 membres du CA

b.ii) L’Afrique (Afrique du Nord, Afrique centrale et Afrique de l’Ouest) – 3 membres du CA 

b.iii) L’Europe – 1 membre du CA

b.iv) Les Caraïbes et l’Océan Indien – 1 membre du CA  

Article 8 : Mandat

8.1. Le mandat de chaque membre du CA commence le premier juillet et dure deux (2) ans.

8.2. Le mandat d’un membre du CA prend fin en raison : 

a) de sa démission écrite soumise au ou à la Président.e; 

b) de maladie ou d’une autre cause qui l’empêche d’exercer ses fonctions pendant un semestre; 

c) de sa révocation pour raison éthique ou non implication dans les travaux du CA.

8.3. Chaque membre du CA est rééligible comme candidat.e pour un deuxième mandat. En reconnaissance de services exceptionnels rendus par un membre du CA, l’AGA peut l’autoriser à servir plus de deux mandats.  

Article 9 : Réunions régulières 

9.1. Le CA se réunit au moins une fois par an. 

9.2. Le CA se réunit sur convocation demandée par au moins quatre (4) de ses membres.

9.3. Huit (8) membres du CA constituent le quorum des réunions du CA.

9.4. Chacun des membres du CA a droit à un vote et les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées. Un vote par procuration n’est pas admis. 

Article 10 : Vacance 10.1. Une vacance au sein du CA peut être comblée par les membres de l’AGA lors d’une réunion régulière s’il y a quorum (paragraphe 8.3). 

Article 11 : Révocation des pouvoirs

11.1. Le mandat d’un membre du CA peut être révoqué lors d’une Assemblée générale suite à une résolution adoptée par au moins trois quarts (3/4) des voix exprimées. 

Article 12 : Rémunération et indemnisation des membres du CA 

12.1. Les membres du CA ne sont pas rémunérés mais peuvent être remboursés pour les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’Association, sur présentation des pièces justificatives. 

12.2. Tout membre du CA ou employé de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs et administrateurs testamentaires et ayant droit, sera indemnisé et protégé contre toute perte personnelle à même les fonds de l’Association :  

a) de tous frais et dépenses de toute nature pouvant découler d’une action ou poursuite judiciaire dirigée contre lui à la suite d’un acte, geste ou chose quelconque fait ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions; 

b) de tous frais et dépenses qu’il pourrait subir ou supporter relativement aux affaires de l’Association, sauf les frais et les dépenses occasionnés par une négligence ou un manquement volontaire de sa part.  

CHAPITRE V – BUREAU EXÉCUTIF

Article 13 : Composition

Le Bureau exécutif (BE) se compose du ou de la Président.e, du ou de la Vice-Président.e, du ou de la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie, du ou de la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques et du ou de la Rédacteur.trice en chef de la Revue.  

Article 14 : Mandat

Le  ou la Vice-Président.e, le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie et le ou la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques sont élu.e.s pour deux ans par l’AGA.  

Article 15 : Pouvoirs et devoirs du ou de la Président.e

  • responsable de la direction générale de l’Association;
  • est le ou la représentant.e et le ou la porte-parole officiel.le de l’Association;
  • préside les séances plénières de l’Association;
  • convoque et préside les réunions du CA, de l’AGA et du BE, et assure la liaison avec leurs membres;
  • est habilité.e à recevoir les dons, legs et subventions au nom de l’Association;
  • nomme les représentant.e.s de l’AIELCEF auprès d’autres organisations pour un mandat de deux (2) ans renouvelable au besoin;
  • nomme le ou la Rédacteur.trice en chef de la Revue et fait élire un Comité de rédaction;  
  • délègue des tâches au ou à la Vice-Président.e

Article 16 : Pouvoirs et devoirs du ou de la Vice-Président.e 

 Le ou la Vice-Président.e

  • s’occupe du secrétariat du BE et de la correspondance avec les membres; 
  • supplée le ou la Président.e  en cas d’absence ou d’empêchement; 
  • rédige les Comptes rendus des différentes réunions (AGA, CA, BE, comités, etc.); 
  • prépare les demandes de subventions (CRSH, FRQSC, etc.) avec l’appui des autres membres du BE; 
  • assume la présidence de l’Association à la fin du mandat du ou de la Président.e ou de vacance à ce poste;
  • exécute en conséquence toutes les tâches prévues par l’article 15. 

Article 17 : Pouvoirs et devoirs du ou de la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie

 Le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie 

  • perçoit les cotisations des membres et fait leur suivi;
  • rappelle les échéanciers et les montants des cotisations à l’endroit des membres;
  • fait tenir à chaque membre le bilan financier de l’exercice échu; 
  • prépare un rapport financier annuel qu’il présente à l’AGA;
  • conserve les archives financières de l’Association; 

Article 18 : Pouvoirs et devoirs du ou de la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques

 Le ou la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques

  • constitue un comité de programmation annuelle des axes scientifiques;
  • prépare le calendrier et l’organisation des activités prévues dans l’année;
  • prépare les Appels à communication et les Appels à contribution;
  • fixe l’échéancier des différents appels;
  • organise les comités de sélection pour chaque activité prévue (colloque international, journée d’étude, atelier, congrès FCSH, etc.); 
  • reçoit les propositions de communication et de contribution; 
  • informe par courriel les participant.e.s dont les propositions ont été acceptées par les comités scientifiques et leur envoie les lettres d’approbation ou de refus;
  • établit le programme scientifique en consultation avec les autres responsables du BE;
  • présente un rapport d’activités  au CA et à l’AGA. 

Article 19 : Pouvoirs et devoirs du ou de la Rédacteur.trice en chef de la Revue 

Le ou la Rédacteur.trice en chef de la Revue 

  • est responsable de la gestion et du contenu de la Revue en concertation avec le Comité de rédaction;
  • coordonne la préparation du numéro annuel de la Revue et sa diffusion numérique;
  • assure la correspondance avec les contributeurs.trices de chaque numéro;
  • assure la mise à jour du site internet de la revue en collaboration avec le ou la Président.e et les membres du BE; 
  • doit soumettre un rapport d’activités à l’AGA; 
  • gère la liste électronique et le site internet.

Article 20 : Révocation du mandat des membres du BE

L’Assemblée générale annuelle peut, par un vote des deux-tiers (2/3) des votes exprimés à une réunion dûment constituée, destituer le ou la Président.e, le ou la Vice-Président.e, le ou la Vice-Président.e chargé.e de la trésorerie, le ou la Directeur.trice de la programmation des activités scientifiques et le ou la Rédacteur.trice en chef de la Revue. 

Article 21 : Rémunération et remboursement  

Les membres du BE ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’Association.  

CHAPITRE VI – COMITÉS

Article 22 : Comités

22.1. Le CA crée, selon les besoins, des commissions ou comités dont le ou la Président.e est membre ex-officio.

22.2. Les membres des comités ne sont pas rémunérés à ce titre mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables occasionnées par leurs fonctions et sur présentation des pièces justificatives.

22.3. Dans tous les comités le quorum est constitué par la moitié des membres.

22.4. Les membres de tout comité ou commission peuvent être destitués par une simple résolution du CA. 

CHAPITRE VII. AFFAIRES FINANCIÈRES

Article 23 : Revenus

L’Association a pour revenus  · les cotisations annuelles payées par les membres;· les subventions des États, des provinces, des Départements et de communes;· les dons des personnes et institutions morales;· les dons des membres bienfaiteurs. 

Article 24 : Exercice financier

L’exercice financier de l’Association commence le premier mai et se termine le 30 avril. 

Article 25 : États financiers

25.1. Un rapport financier annuel doit être présenté à l’AGA par le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie.

25.2. Le compte de l’Association étant sous le contrôle du Bureau Exécutif (BE), il incombe au BE de soumettre le rapport financier à la vérification. 

Article 26 : Signatures autorisées 

26.1. Le compte de l’Association étant sous le contrôle du BE, toute émission de chèque et tout retrait doivent être autorisés par le ou la Président.e et le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie ou le ou la Vice-Président.e et le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie. Une fois autorisés, les chèques sont préparés par le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie et ils peuvent être signés soit par le ou la Président.e, soit par le ou la Vice-Président.e ou soit par le ou la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie.

26.2. Sauf dispositions contraires, les contrats, documents bancaires, demandes de chèques ou autres effets souscrits au nom de l’Association doivent porter la signature du ou de la Président.e et du ou de la Vice-Président.e chargé de la Trésorerie. Les contrats, documents bancaires, chèques ou autres effets portant ces signatures engagent l’Association, sans qu’il soit besoin d’une autre autorisation ou formalité. 

26.3. Dans des cas exceptionnels, le CA peut, par résolution, accorder au ou à la Président.e, au ou à la Vice-Président.e, à un.e membre du CA ou à des employé.e.s de l’Association le pouvoir de signer des contrats, documents, demandes de chèques et autres effets.  

CHAPITRE VIII. DISSOLUTION

Article 27 : Référendum

L’Association ne peut être dissoute qu’à la suite d’un référendum indiquant que trois quarts (3/4) au moins des membres actifs et à jour de leurs cotisations sont en faveur de cette dissolution. Une proposition présentée par dix (10) membres actifs et à jour de leurs cotisations doit parvenir au ou à la Vice-Président.e chargé.e de la Trésorerie au moins trente (30) jours avant la date de l’AGA et doit recevoir l’approbation des deux tiers (2/3) de l’Assemblée. Le référendum sera alors organisé par le BE de l’Association entre le 1er février et le 30 avril de l’année en cours.  

Article 28 : Distribution des biens 

Le présent article établit de façon inaltérable que les membres de l’Association n’ont aucune part à la propriété des biens de l’Association et qu’advenant la dissolution de l’Association, les fonds et biens qui resteront après épurement de ses dettes et de son passif seront distribués aux œuvres de charité dont les buts se rapprochent le plus de ceux de l’Association, selon une clé de répartition déterminée par les membres de l’Association au moment de sa dissolution. 

CHAPITRE IX. MODIFICATIONS

Article 29 : Modifications aux statuts et règlements généraux  

Les présents statuts et règlements généraux de l’AIELCEF (aussi appelés « Charte ») ne peuvent être abrogés, augmentés ou amendés que par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une AGA ou d’une AGE. Les propositions portant modification des statuts et règlements généraux doivent être présenté es par écrit, signés par cinq (5) membres actifs au minimum, et doivent parvenir au ou à la Vice-Président chargé de la Trésorerie trente (30) jours au moins avant l’AGA ou l’AGE. L’avis des modifications proposées doit être envoyé à tous les membres de l’Association quinze (15) jours avant la date de l’AGA ou l’AGE. Toute adoption, abrogation ou modification ne peut entrer en vigueur ni être appliquée qu’après avoir reçu la sanction de l’Autorité ministérielle compétente du Canada.